Drei persönliche Writer-Dokumente aus einer Serienbriefvorlage erstellen

Sie benötigen drei Workshopbestätigungen mit Name, Buchungsnummer, Termin und Raum. Beim Bearbeiten von Briefkopien ist ein Fehler schnell passiert: Der Name ändert sich, der alte Raum bleibt stehen.

Erstellen Sie stattdessen eine Vorlage mit variablen Feldern. Diese Übung erzeugt lokale Dateien zur Kontrolle – keine E-Mails und keinen Ausdruck. Das Ziel sind drei verschiedene Buchungen mit den jeweils richtigen Veranstaltungsdaten. Die englischen Feldnamen und Brieftexte bleiben mit den beigefügten Originaldateien identisch.

1. Eine kleine Quelltabelle vorbereiten

Öffnen Sie die vorbereitete ODS oder erstellen Sie aus der Textübung eine Calc-Tabelle. Verwenden Sie ein Blatt namens Bookings. In Zeile 1 stehen die Überschriften; jede weitere Zeile enthält genau einen Datensatz.

Formatieren Sie die Eingabezellen vor der manuellen Eingabe über Format > Zellen > Zahlen (Format > Cells > Numbers) als Text. Datum und Uhrzeit sind hier bewusst fertige Textbausteine für den Brief, keine Werte für Datumsberechnungen. Speichern Sie workshop-list.ods in einem dauerhaft verfügbaren Ordner.

Der zweite Datensatz unterscheidet sich in mehreren Feldern; der dritte enthält einen langen Namen. Drei beinahe identische Zeilen sind kein guter Test der Personalisierung.

2. Die Tabelle einmal als Datenquelle registrieren

Die englischen Bezeichnungen in Klammern passen zu den bereitgestellten Bildschirmaufnahmen.

1. Wählen Sie in Writer Datei > Assistenten > Adress-Datenquelle (File > Wizards > Address Data Source), also den Assistenten für eine Adressdatenquelle.
2. Wählen Sie Andere externe Datenquelle (Other external data source), danach Weiter (Next) und Einstellungen (Settings).
3. Wählen Sie den Datenbanktyp Tabellendokument (Spreadsheet). Suchen Sie anschließend workshop-list.ods.
4. Führen Sie Verbindung testen (Test Connection) aus. Erst nach erfolgreicher Verbindung schließen Sie diesen Einstellungsdialog ab.
5. Fahren Sie im Assistenten über Feldzuordnung (Field Assignment) hinaus fort. Für das manuelle Einfügen der Felder ist keine Zuordnung zu einem Adressblock nötig.
6. Geben Sie unter Datenquellentitel (Data Source Title) den Namen WorkshopBookings ein. Für eine separate Registrierungsdatei deaktivieren Sie, falls vorhanden, Diese Adressbuchdefinition in das aktuelle Dokument einbetten (Embed this address book definition into the current document) und wählen einen Speicherort für workshop-bookings.odb. Schließen Sie den Assistenten ab.

Vergrößern ↗

Die ODB enthält die Verbindungsdefinition. Die ODS muss dort bleiben, wo die Verbindung sie erwartet. Eine kopierte Vorlage lässt sich nicht automatisch auf einem anderen Computer verwenden.

Öffnen Sie Ansicht > Datenquellen (View > Data Sources) oder drücken Sie Ctrl+Shift+F4. Klappen Sie WorkshopBookings > Tables auf und wählen Sie Bookings. Prüfen Sie alle sechs Spalten und drei Zeilen. Fehlt die Tabellenverbindung oder schlägt sie fehl, beheben Sie das vor dem Zusammenführen: Ohne erreichbare Datenquelle kann die Vorlage keinen richtigen Serienbrief erzeugen.

Vergrößern ↗

3. Echte Felder in die Vorlage einsetzen

Erstellen Sie ein leeres Writer-Dokument und geben Sie folgenden Text ein. Die eckigen Klammern markieren Positionen, sind aber noch keine funktionsfähigen Felder.

Workshop confirmation - [BookingID]

Hello [FullName],

Your place in [Workshop] is reserved for [SessionDate].
Please arrive at [ArrivalTime] and go to the [Room] room.

Bring a notebook and show booking reference [BookingID] at reception.

The workshop team

Entfernen Sie jeden Platzhalter und ziehen Sie stattdessen die entsprechende Spaltenüberschrift aus der Datenquellentabelle an diese Stelle. Ziehen Sie nicht die Zelle einer einzelnen Person. BookingID wird zweimal benötigt, auch im Fließtext.

Leerzeichen, Kommas und Punkte stehen außerhalb der Felder. Speichern Sie workshop-master.odt. Verwenden Sie normale Absätze, damit Alexandras langer Name umbrechen kann, statt in einem schmalen Textrahmen abgeschnitten zu werden.

4. Einzelne Dateien erzeugen

1. Öffnen Sie in der Vorlage Datei > Drucken (File > Print).
2. Beantworten Sie die Frage nach dem Druck eines Serienbriefs mit Ja (Yes).
3. Wählen Sie im Dialog Serienbrief (Mail Merge) alle drei Datensätze und unter Ausgabe Datei (File).
4. Aktivieren Sie Als einzelne Dokumente speichern (Save as individual documents) und wählen Sie ODF-Textdokument (ODF Text Document).
5. Aktivieren Sie, sofern vorhanden, Dateiname aus Datenbank erzeugen (Generate file name from database) und wählen Sie BookingID. Geben Sie einen leeren Ausgabeordner an und bestätigen Sie.
6. Kontrollieren Sie die tatsächlich erzeugten Dateinamen. Bei nummerierten Dateien öffnen Sie jede Datei, um ihre Buchung zuzuordnen.

Vergrößern ↗

5. Die tatsächlich erzeugten Ergebnisse vergleichen

Der API-Test erzeugte BK-101.odt, BK-102.odt und BK-103.odt. Auf dieser Website tragen die Dateinamen zusätzlich mail-merge-, um sie von anderen Materialien zu unterscheiden. Die folgenden Ausschnitte stammen aus diesen erzeugten Dokumenten; sie sind keine Bildschirmaufnahmen und kein von Hand geschriebener Ersatz für einen Test.

Maya — BK-101

Hello Maya Chen,
Your place in Practical Writing is reserved for October 15, 2026.
Please arrive at 09:15 and go to the Cedar room.

José — BK-102

Hello José Rivera,
Your place in Spreadsheet Basics is reserved for October 16, 2026.
Please arrive at 13:15 and go to the Maple room.

Alexandra — BK-103

Hello Alexandra Montgomery-Singh,
Your place in Practical Writing is reserved for October 15, 2026.
Please arrive at 09:15 and go to the Cedar room.

Die automatisierte Prüfung verglich alle sechs Quellwerte und beide Vorkommen jeder Buchungsnummer. Die drei Ergebnisse wurden außerdem als PDF gerendert und auf abgeschnittene Namen und Termindetails kontrolliert. Prüfen Sie den Umbruch vor einem eigenen Drucklauf erneut, besonders nach Änderungen der Vorlage oder bei noch längeren Namen.

6. Quelle, Vorlage und Ergebnisse getrennt halten

Ist eine Ausgabe falsch, korrigieren Sie die Quellzeile oder das Vorlagenfeld und führen Sie den Serienbrief erneut in einem neuen Ordner aus. Einzelkorrekturen an Ausgaben lassen den nächsten Durchlauf weiterhin fehlerhaft.

Speichern Sie nach Änderungen die ODS und aktualisieren oder öffnen Sie die verbundene Datenansicht erneut. Behalten Sie den Drei-Datensatz-Test beim Erweitern der Liste bei und ergänzen Sie Fälle mit fehlenden oder ungewöhnlich langen Angaben. Prüfen Sie die Verbindung nach dem Verschieben der Tabelle oder einem Computerwechsel.

Die bereitgestellten ODT-Ergebnisse enthalten den tatsächlichen zusammengeführten Text; die Datenbankfelder wurden in normalen Text umgewandelt. Jede Kopie wurde mit dem Ergebnis verglichen und unabhängig erneut geöffnet. Sie können sie deshalb ohne Registrierung unserer Testdatenquelle ansehen.

Bildnachweise

Die Aufnahmen von Registrierungsassistent und Datenquellenansicht wurden für diese Anleitung bereitgestellt; die verwendete Version ist nicht dokumentiert. Die Aufnahme des Serienbriefdialogs stammt vom LibreOffice Documentation Team und wird unverändert unter Creative Commons Namensnennung 4.0 wiedergegeben. Die Bildunterschrift verlinkt das Originalkapitel.